Persónuverndarstefna

Persónuverndarstefna

 

Í Flensborgarskólanum í Hafnarfirði er lögð áhersla á að tryggja að meðferð persónuupplýsinga sé í samræmi við ákvæði laga um persónuvernd og meðferð persónuupplýsinga (90/2018). Persónuverndarstefna skólans byggir á þeim lögum. Henni er ætlað að veita upplýsingar um þá vinnslu persónuupplýsinga sem skólinn stundar. Þessi fræðsla er einkum ætluð þeim sem Flensborgarskólinn vinnur með persónuupplýsingar um.

Í Flensborgarskólanum er allt gert sem hægt er til að tryggja að farið sé með persónuupplýsingar af ýtrustu gætni og að meðferð þeirra sé í samræmi við lög og reglur. Starfsmenn Flensborgarskólans eru bundnir þagnareið sem gildir áfram eftir að störfum þeirra er lokið við skólann og þeim ber skylda til að fara með persónuupplýsingar samkvæmt lögum og reglum. Nokkrar grundvallarreglur gilda um meðhöndlun persónulegra upplýsinga. Upplýsingarnar skulu:

  • Vera löglegar, sanngjarnar og réttar.
  • Meðhöndlaðar af trúnaði og tryggðar gegn óheimilum breytingum.
  • Skráðar og notaðar í sérstökum tilgangi og ekki síðar notaðar í öðrum óskyldum tilgangi.
  • Vistaðar eins lengi og þörf er á og lög kveða á um.
  • Uppfærðar og aðgengilegar.
  • Ekki afhentar öðrum nema að beiðni hlutaðeigandi, með ótvíræðu samþykki hans eða að skólanum beri lagaleg skylda til.

Stefnan er aðgengileg á vefsíðu skólans, www.flensborg.is. Markmiðið er að nemendur og starfsmenn séu upplýstir um hvernig skólinn safnar og vinnur persónuupplýsingar.

 

Hvað eru persónuupplýsingar?

Persónuupplýsingar eru hvers kyns upplýsingar um persónugreindan eða persónugreinanlegan einstakling, þ.e. upplýsingar sem á einhvern hátt má tengja við ákveðinn einstakling. Með vinnslu persónuupplýsinga er átt við hverja þá aðgerð sem framkvæmd er og tekur til upplýsinganna, svo sem söfnun, skráningu, flokkun, varðveislu, breytingu, heimt, skoðun, notkun, miðlun, samtengingu eða samkeyrsla, aðgangstakmörkun og eyðingu.

 

Um hvaða flokka einstaklinga er unnið með persónuupplýsingar í Flensborgarskólanum?

Í lögum um persónuvernd eru þeir sem unnið er með persónuupplýsingar um nefndir „hinir skráðu“. Í tilviki Flensborgarskólans eru hinir skráðu aðallega nemendur skólans og forráðamenn þeirra, auk starfsfólks og stjórnenda hans.

 

Hvaða tegundir persónuupplýsinga er unnið með í Flensborgarskólanum?

Þær persónuupplýsingar sem unnið er með í Flensborgarskólanum eru aðallega af eftirtöldu tagi:

 

  • Grunnupplýsingar, s.s. nöfn, kennitölur, heimilisföng, netföng og símanúmer.
  • Upplýsingar um samskipti við nemendur og forráðamenn þeirra.
  • Upplýsingar um viðveru nemenda.
  • Upplýsingar um verkefni og verkefnaskil.
  • Einkunnir og aðrar upplýsingar um frammistöðu í námi.
  • Mat á námi sem stundað hefur verið hjá öðrum fræðsluaðilum.
  • Upplýsingar, sem nemandi eða forráðamaður lætur skólanum í té, um sérþarfir nemandans.
  • Upplýsingar um útlán af bókasafni skólans.
  • Ljósmyndir af nemendum og starfsfólki í skólastarfinu.
  • Umsóknir um starf, þar með talið tengiliðaupplýsingar, ferilskrá, kynningarbréf, upplýsingar um menntun og fyrri störf.
  • Ráðningarsamningar og aðrar launatengdar upplýsingar starfsfólks, svo sem um röðun í launaflokka og um launareikninga.
  • Upplýsingar um stéttarfélagsaðild starfsfólks.
  • Upplýsingar um starfsferil starfsfólks hjá skólanum og tengdar upplýsingar, svo sem um orlof og framgang í starfi.
  • Persónuupplýsingar í þeim tölvupóstsamskiptum þar sem notuð eru netföng nemenda og starfsfólks á léni Flensborgarskólans, flensborg.is.

 

Hvers vegna safnar Flensborgarskólinn persónuupplýsingum?

  • Til þess að inna af hendi þjónustu skólans til nemenda hans, svo sem til að leggja mat á frammistöðu þeirra og staðfesta árangur þeirra í námi. Sú vinnsla byggir einkum á lagaskyldu sem hvílir á skólanum samkvæmt réttarreglum um framhaldsskóla. Nefna má að í gildi er sérstök reglugerð um upplýsingaskyldu framhaldsskóla um skólahald, aðra kerfisbundna skráningu og meðferð persónuupplýsinga um nemendur (235/2012). Reglugerðin byggir á 55. gr. laga um framhaldsskóla nr. 92/2008, sem og upplýsingalögum nr. 50/1996.
  • Til þess greiða starfsfólki rétt laun og uppfylla aðrar skyldur gagnvart því, svo sem leggja hlutlægt mat á það hvort umsækjendur um störf hjá skólanum uppfylli skilyrði fyrir ráðningu. Vinnsluheimildin hér er sömuleiðis einkum lagaskylda, svo sem í lögum um tekjuskatt, orlof, lífeyrissjóði og í annarri löggjöf tengdum vinnumarkaði.

 

Hvaða fyrirtæki koma einkum að vinnslu persónuupplýsinga með Flensborgarskólanum, svo sem til að tryggja öryggi persónuupplýsinga?  

Þeir þriðju aðilar sem Flensborgarskólinn miðlar einkum persónuupplýsingum til eða aflar persónuupplýsinga frá eru eftirtaldir:

  • Premis ehf er helsti vinnsluaðili Flensborgarskólans og sér um rekstur tölvukerfis skólans, útstöðvar þess, hýsingu á miðlurum, hugbúnaði og gögnum, auk notendaþjónustu, aðgangsstjórnunar og upplýsingaöryggi tölvukerfisins. Innra skjalakerfi skólans (TEAMS) er hluti af tölvukerfi skólans. Þar eru persónuupplýsingar sem skólinn varðveitir og munu að þrjátíu árum liðnum fara á Þjóðskjalasafn. Önnur gögn, sem geyma persónuupplýsingar og ekki á rafrænu formi, eru varðveitt í skjalageymslu skólans.
  • Flensborgarskólinn fær aðgang að tveimur upplýsingakerfum ríkisins, Innu og Orra, með aðstoð fyrirtækisins Advania sem er rekstraraðili kerfanna. Fyrrnefnda kerfið heldur einkum utan um upplýsingar um nemendur og kennara þeirra, stundatöflur, frammistöðu og framvindu í námi en eigandi kerfisins er mennta- og menningarmálaráðuneytið. Síðarnefnda kerfið er mannauðs- og fjárhagskerfi ríkisins, sem Advania rekur fyrir Fjársýslu ríkisins. Með því er haldið utan um bókhald ríkissjóðs og stofnana ríkisins en einnig launamál starfsmanna.
  • Landskerfi bókasafna á og rekur bókasafnskerfið Gegni sem bókasafn skólans hefur aðgang að.
  • Vefur skólans er settur upp í vefumsjónarkerfinu Lisa sem Advania rekur og er vefurinn hýstur þar.
  • Securitas hefur umsjón með öryggismyndavélum sem eru víða í húsnæði skólans.

 

Aðgangi að þessum kerfum er stýrt með persónulegum aðgangi og á enginn að hafa aðgang að persónuupplýsingum sem ekki hefur til þess heimild. Heimildir til aðgangs að upplýsingum í öllum kerfum sem skólinn notar eru bundnar við þá einstaklinga sem starfs síns vegna þurfa aðgengi að þeim, s.s. eftir atvikum skólastjórnendur, kennara, námsráðgjafa og aðra starfsmenn. Ekki hafa allir aðilar sama aðgang að upplýsingum, heldur aðeins að þeim sem viðkomandi þarf á að halda til að geta sinnt þjónustu við nemendur. Öryggisráðstafanir eru gerðar til að hindra að persónuupplýsingar glatist, verði birtar eða veittur aðgangur að þeim í leyfisleysi.

Allir samstarfsaðilar Flensborgarskólans eru bundnir trúnaði.

Flensborgarskólinn afhendir ekki þriðja aðila persónuupplýsingar nema skólanum beri lagaleg skylda til þess, einstaklingur hafi sérstaklega óskað eftir því eða hefur fyrirfram gefið óyggjandi samþykki fyrir því að upplýsingar séu veittar þriðja aðila. Slíkt samþykki er hægt að afturkalla. 

 

Hvaðan koma þær persónuupplýsingar sem Flensborgarskóli vinnur með? 

Inna

Í Innu eru færðar grunnupplýsingar, upplýsingar um námsframvindu og upplýsingar um sérþarfir en þær koma frá nemanda sjálfum, forráðamanni hans, skólameistara, kennara, námsráðgjafa eða öðrum starfsmönnum skólans sem hafa heimild til þess að skrá slíkar upplýsingar í kerfið.

Netpóstur

Ef tölvupóstur er sendur til starfsmanns Flensborgarskólans varðveitist hann í tölvupóstkerfi skólans og/eða skjalakerfi eftir því sem við á.  

Myndir

Myndir með fréttum á vef skólans eða á samfélagsmiðlum á vegum hans eru aðeins birtar ef nemandi hefur gefið heimild til þess. Þá heimild er alltaf hægt að draga til baka og óska eftir að myndefni sé fjarlægt.

Ef nemandi eða forráðamaður hans óskar eftir að mynd af viðkomandi sé fjarlægð af vef eða samfélagsmiðli skólans er orðið við þeirri ósk án tafar. Undanþegið frá þessari reglu er þegar hópmynd er tekin í skólanum eða á atburðum honum tengdum og enginn einn einstaklingur er fókus myndarinnar.  Nemandi og eða (ef við á) forráðamaður hans getur þó farið fram á að slíkar myndir verði fjarlægðar af vef skólans eða samfélagsmiðum á hans vegum án þess að gefa upp ástæðu þess.

Orri

Í Orra er á vegum Flensborgarskólans unnið með upplýsingar um starfsfólk og stjórnendur skólans, auk umsækjenda um störf við skólann. Allar þær upplýsingar stafa frá viðkomandi starfsmönnum sjálfum, auk upplýsinga úr öðrum upplýsingakerfum Fjársýslu ríkisins, svo sem Tekjubókhaldi ríkisins (TBR). Fjársýsla ríkisins rekur Orra á grundvelli ákvæða í lögum nr. 123/2015 um opinber fjármál, einkum 64. gr. laganna.

 

Hver er réttur einstaklinga?

  • Einstaklingur hefur rétt á að fá upplýsingar um allar þær persónulegu upplýsingar sem um hann eru skráðar hjá skólanum, hvort sem þær upplýsingar eru á rafrænu eða pappírsformi, hvaðan upplýsingarnar koma, til hvers þær eru notaðar og hve lengi er fyrirhugað að varðveita þær eða í það minnsta hvað ráði lengd vistunartíma.
  • Einstaklingur hefur rétt til að fara fram á við skólann að hann fái aðgang að persónuupplýsingum sínum, að láta leiðrétta þær, eyða þeim eða takmarka vinnslu þeirra hvað hann varðar eða til að andmæla vinnslu, auk réttarins til að flytja eigin gögn.
  • Einstaklingur getur farið fram á að ónauðsynlegum upplýsingum um hann verði eytt nema skólanum beri skylda til að varðveita upplýsingarnar samkvæmt lögum eða eyðing upplýsinganna brjóti á einhvern hátt á rétti annarrar persónu til persónuverndar.
  • Þá hefur einstaklingur rétt til að fá aðgang að þeim persónuupplýsingum um hann sem unnið er með hjá skólanum, svo sem með því að fá afhent afrit af þeim.
  • Einstaklingur hefur enn fremur rétt til að fá upplýsingar um það hvort fram fari sjálfvirk ákvarðanataka, þ.m.t. gerð persónusniðs, á grundvelli persónuupplýsinga um hann. Í þeim tilvikum á hann einnig rétt á að fá marktækar upplýsingar um þau rök sem þar liggja að baki og einnig þýðingu og fyrirhugaðar afleiðingar slíkrar vinnslu fyrir hann.

Þegar einstaklingur fer fram á að fá upplýsingar sem skráðar eru um hann skal beiðnin vera skrifleg og vera viðkomandi að kostnaðarlausu. Umsóknina skal senda til Flensborgarskólans í Hafnarfirði, Hringbraut 10, 220 Hafnarfirði og/eða í tölvupósti á flensborg@flensborg.is.

 

Innsend gögn

Þegar notandi sendir inn umsókn eða ábendingu um frétt í gegnum vefform er beðið um þær upplýsingar sem nauðsynlegar eru til að hægt sé að svara viðkomandi. Eftir að erindi berst til skólans eftir þessari leið er unnið með þær upplýsingar í samræmi við reglur um meðhöndlun pósts og þess gætt að einungis þeir starfsmenn sem koma að því að svara fyrirspurnum hafi aðgang að gögnunum.

 

Hver er eftirlitsaðili?

Persónuvernd annast eftirlit með framkvæmd laga um persónuvernd, reglugerða og sérákvæða í lögum sem fjalla um vinnslu persónuupplýsinga. Sérhver skráður einstaklingur eða fulltrúi hans hefur rétt til að leggja fram kvörtun hjá Persónuvernd ef hann telur að vinnsla persónuupplýsinga um hann brjóti í bága við lög eða reglugerð. Persónuvernd úrskurðar um hvort brot hafi átt sér stað.

Frekari upplýsingar um persónuvernd er að finna á vef stofnunarinnar, www.personuvernd.is. Skrifstofa stofnunarinnar er að Rauðarárstíg 10, 105 Reykjavík.

Samskiptaupplýsingar

Persónuverndarfulltrúi Flensborgarskólans í Hafnarfirði mun hafa umsjón með eftirfylgni við persónuverndarstefnu þessa og framfylgni við persónuverndarlög.

Persónuverndarfulltrúi Flensborgarskólans er Erla Sigríður Ragnarsdóttir, aðstoðarskólameistari og er hægt að senda henni tölvupóst á netfangið erla@flensborg.is.

Einnig er hægt að senda póst á flensborg@flensborg.is og verður honum komið á framfæri við persónuverndarfulltrúa skólans. Einnig er hægt að hringja í skólann í síma 540 0400 og hafa samband við persónuverndarfulltrúans innan skólans eða senda viðkomandi tengilið tölvupóst. Heimilisfang skólans er:

 

Flensborgarskólinn í Hafnarfirði

Hringbraut 10

220 Hafnarfjörður